Facturación & Firma Electrónica

Este deber demanda el orden de las facturas por mes, años y categorías. Si para una persona resulta complicado almacenar todos estos papeles por tanto tiempo, imaginen la misma realidad en una empresa que genera miles de comprobantes al día. Mientras una persona podría guardar una carpeta por año, las empresas podrían archivar la misma cantidad de comprobantes en horas.

¿Cómo facilitar este proceso? La Facturación Electrónica (FE) parecería ser una luz al final del túnel. El Servicio de Rentas Internas (SRI), a través de una normativa emitida en enero del2014, exige la implementación obligatoria y voluntaria de este sistema a empresas públicas y privadas del país.

La excepción: Si una persona desconoce el manejo de herramientas digitales que facilitan la ejecución de Facturación Electrónica o no tiene acceso a Internet, puede solicitar el RIDE (la representación física del comprobante digital).

En agosto del 2014, las sociedades emisoras y administradoras de tarjetas de crédito iniciaron con el proceso electrónico mientras las instituciones financieras, contribuyentes especiales del sector de telecomunicaciones y televisión pagada y exportadores comenzaron en octubre del año pasado. Se prevé que este enero ingresen a la dinámica las empresas públicas, contribuyentes especiales, compañías de e-commerce, exportadores, entidades del sector público financiero y empresas de economía mixta

¿Qué pasos hay que seguir para la implementación del sistema?¿Quiénes ofertan los servicios en el país? ¿Cuáles son los beneficios económicos y sociales del proceso? Conozca las experiencias reales de las compañías que ya han instaurado esta dinámica tributaria: qué requisitos siguieron para cumplir con el proceso (estar al día de las obligaciones tributarias, instalar una firma electrónica, entre otros). Entérese de los beneficios, los desafíos y la situación actual de esta implementación en Ecuador.

{slider  ELIJA UN SOFTWARE COMPATIBLE CON SU NEGOCIO}

Existen diferentes marcas que ofertan el servicio de Facturación Electrónica en el país. Compañías nacionales desplegaron sus soluciones desde al año pasado para intentar solventar la demanda. ¿En qué consiste la implementación del software que permite a una empresa facturar de manera digital?

Una vez que la compañía interesada en la implementación hace contacto con la empresa que brinda el sistema y firma el contrato, se procede a conectar la solución de facturación electrónica con el sistema contable de la compañía (ERP). Al momento de la instalación, la antigüedad de los ERP y sus lenguajes desactualizados pueden dificultar el desempeño del sistema. Sin embargo, existen soluciones compatibles. Cima IT, por ejemplo, ofrece un software que reconoce diferentes lenguajes de programación. Allan Endara, gerente comercial de la compañía con oficinas en Quito y Guayaquil, explica que su lenguaje de programación está configurado abiertamente para que se ajuste a otros sistemas, sin restricciones técnicas.
El software necesario para la FE es desarrollado de manera genérica, pero se pueden hacer ajustes, según los intereses del cliente. Por ejemplo, los sitios web en donde se alojan los comprobantes pueden personalizarse: cambiar colores, insertar logotipos y otros.

Cuando el sistema, que dura en instalarse entre dos a cuatro semanas, ya está conectado, los procesos son automáticos. En los puntos de ventas, los procedimientos son iguales a los tradicionales: el vendedor llena los datos personales del cliente y el detalle de la compra en el sistema contable, que a su vez está conectado con la solución de FE. Este sistema está configurado para que apenas haya ingresado un documento, lo firme electrónicamente y envíe el comprobante al SRI para su autorización. El proceso que dura menos de tres segundos, devuelve la factura al sistema para el envío final al cliente.

Existen empresas que no tienen puntos de venta y tampoco facturan diariamente. Luis Carrera, jefe de sistemas de la empresa exportadora de flores Hilsea, cuenta que las compañías de este sector solo facturan cuando confirman que la mercancía está viajando a su destino final.

¿Y si una empresa no tiene ERP? Algunos desarrolladores de software ofrecen paquetes complementarios que incluyen el sistema contable y FE ya conectados.

{slider FÍSICA VS ELECTRÓNICA: 5 VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN}

• MÁS BARATO. Los gastos mensuales en factureros desperdiciados, los mensajeros entregando facturas a toda hora y los excesivos costos en tinta de impresión y papel son algunos de los ahorros del sistema de Facturación Electrónica. Al ser digital evita los excesivos gastos en recursos y el desperdicio de insumos.

• BASTA DE AHOGARSE EN ARCHIVEROS DE PAPELES. Una carpeta al año con comprobantes tributarios parece poco, pero piensen en miles de estas carpetas llenas por mes. Hablamos de bodegas enteras copadas de documentos tributarios. Con el nuevo sistema esto se terminó, todo se encuentra fácil y se guarda en la Nube o un servidor.

• CONSULTA EN LÍNEA. Antes había que esperar meses para saber si la factura emitida era válida, hoy en cuestión de segundos el SRI aprueba o rechaza el comprobante.

• PROCESO ÁGIL Y SENCILLO. Permite que los procesos administrativos sean más rápidos y eficientes. Ahora el SRI recibe directamente los documentos tributarios. También permite una mejor interconexión entre los puntos de venta y el departamento de contabilidad.

• CUIDADO DEL MEDIO AMBIENTE. La facturación física implica un gasto considerable en impresión y papel. Solo pensemos en que una sola empresa produce a diario miles de comprobantes, si multiplicamos esto por todos los contribuyentes (más de 3 millones) la cifra es gigante. Todo esto trae un impacto al medio ambiente por el desperdicio de papel.

Desde que inició el proceso de implementación de facturación electrónica se han ahorrado más de 122 millones de papeles, a pesar de que menos del 0.2 % de los contribuyentes implementa el sistema. El SRI tiene más de 3 millones de contribuyentes de estos 8.553 están implementando Facturación Electrónica.

{slider CÓMO ELEGIR EL MEJOR PROVEEDOR 10 TIPS}

Las empresas que ofrecen soluciones de facturación electrónica deben garantizar la satisfacción de sus clientes y entregar soluciones que acompañen, de manera técnica, los procesos propios de cada compañía. Este es el objetivo de toda organización que busca consolidar una cartera sólida de clientes, pero ¿qué hay de los que eligen? Las entidades que están pensando en implementar estos sistemas deben basarse en algunos aspectos fundamentales que puedan garantizar un consumo óptimo. ¿Qué hacer? A continuación les presentamos consejos claves que pueden ayudar en la selección.
1. MOVILIDAD: Elija un sistema que no limite los dispositivos y equipos que desee utilizar. El programa debe estar disponible 24/7.

2. DESTINATARIOS: El software debe permitir enviar facturas por correo electrónico a uno o varios destinatarios. No debe limitar el número de personas.

3. TIEMPO: Debe garantizar la revisión de las facturas en menos de 1 minuto.

4. INTERFAZ: Busque una solución que permita hacer una factura en una sola pantalla.

5. MODELO COMERCIALES FLEXIBLES: Disponibilidad de Prepago, Post-Pago dependiendo de las necesidades de la empresa.

6. GARANTÍA: El proveedor debe respaldar al menos 1 año los comprobantes emitidos.

7. ADMINISTRACIÓN LIBRE DE CATÁLOGOS: Esta opción de estar disponible para clientes, proveedores, productos, certificados.

8. CORPORACIÓN: El programa debe personalizarse y conservar la imagen empresarial.

9. REFERENCIAS: Revise que instituciones, reconocimientos, premios y referencias respalden al proveedor.

10. CAPACITACIÓN: El proveedor debe guiar al equipo interno de la compañía para que comprenda los procesos técnicos de la instalación del software.

QUÉ DEBE EVITAR

• Soluciones que limiten los tickets de soporte técnico.
• Programas que garanticen su uso menos de un año.
• Sofware que tengan cláusulas de expiración si el cliente no los consume.
• Servicios con funcionalidades estándares que no se acoplen a las necesidades de la compañía.
• Soluciones que tengan un valor por mantenimiento o evaluación trimestral.

{slider CÓMO OBTENER EL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA}

El contribuyente interesado deberá crear un software de facturación electrónica. Actualmente tiene dos opciones: obtener un programa gratuito impartido por el SRI o adquirir un software privado.

1. SOLICITAR una firma electrónica en la entidad pública o en empresas privadas que cuenten con el servicio.
 

2. REVISAR que el software cumpla con los requisitos que se detallan en la ficha técnica.
 

3. OBTENER el usuario y la contraseña que autoricen el ingreso en la plataforma de pruebas.
 

4. COMPROBAR que la plataforma funcione. Cuando esto sucede, el SRI autoriza el ingreso a la plataforma de producción para que el contribuyente puede emitir facturas electrónicas.

HERRAMIENTA GRATUITA PARA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA DEL SRI

• Se descarga la aplicación en el ordenador.
• Se ingresa la firma electrónica.
• Se ingresan los datos correspondientes al comprobante tributario.
• Después se hace clic en guardar, firmar y enviar.
• El sistema procede a firmar electrónicamente, guardar el documento en PDF y el archivo XML válido para el SRI.
• Con los archivos PDF y XML guardados, los archivos están listos para envío.

La fase de pruebas sirve para ajustes del contribuyente y garantizar que sus comprobantes emitidos en producción tengan la misma validez que los físicos.

{slider CÓMO FUNCIONA LA EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA}

1. El responsable de la facturación llena los datos del cliente en el software.

2. El programa reconoce los datos, inserta la firma electrónica (creada previamente) y envía al SRI.

3. La entidad autoriza y valida los datos y entrega el comprobante digital.

4.El comprobante se envía al comprador.

El proceso de validación y aprobación del SRI toma 0.01 segundos en promedio

FORMAS DE NOTIFICACIÓN

Se envía un mail al cliente con el PDF del comprobante y el archivo en formato XML válido para trámites en el SRI.

Algunas empresas ponen a disposición de sus clientes portales para que sus consumidores entren y encuentren sus documentos tributarios electrónicos

Es un nuevo sistema que permite al cliente acceder a su comprobante a través de su teléfono celular.

{slider FIRMA ELECTRÓNICA LA HUELLA DIGITAL DE LA FACTURACIÓN}

Todo documento tiene validez legal solo si tiene una firma de responsabilidad. Con el avance de la tecnología surgió la necesidad de crear una vía para firmar documentos electrónicamente. Esto es 100% seguro, incluso más que las firmas físicas que pueden falsificarse.

La Firma Electrónica no es más que un código de números y letras adjudicados a un responsable que contienen toda su información encriptada. Se trata de un certificado que garantiza la validez y responsabilidad legal del documento firmado. Tiene el mismo valor legal que la firma escrita.

Generalmente, este certificado se entrega en un Token* pero existen otras opciones como servidores para grandes volúmenes de transacción o en servicios de Nube para mayor comodidad. Según César Santana, gerente general de Security Data, no es necesario tener un equipo físico certificado, pero los usuarios prefieren así por seguridad o respaldo.

Entonces, ¿cómo funciona una firma electrónica? No se trata de escanear el manuscrito de la cédula. De hecho no existe firma como tal. Es un certificado con las llaves de encriptación (código encriptado) que va dentro del documento. No es visible, solo aparece un mensaje que certifica la legalidad del documento. Hay configuraciones que permiten poner una imagen con la firma, pero lo válido es el código encriptado.

En el formato XML autorizado por el SRI para facturación electrónica aparece al final del documento todo el código y los datos del representante. Es por eso que este archivo se considera válido para el ente tributario.

La Firma Electrónica puede ser utilizada por personas naturales, jurídicas y funcionarios o servidores públicos autorizados por sus empresas o instituciones gubernamentales. Un requisito es tener la foto del dueño recibiendo su certificado, para garantizar que fue entregada directamente al representante y que desde ese momento es su responsabilidad.

Cuando se trata de entrega de firma electrónica a personas que viven fuera del país se envía el Token o certificado directamente a la dirección del dueño. Mediante videoconferencia se verifica que el propietario recibió y tiene en sus manos el certificado.

Se trata de algo serio. La Firma Electrónica no se puede tomar a la ligera. Es aconsejable no entregar a nadie el certificado ni siquiera a la persona de mayor confianza. Sería como autorizar a un tercero para que falsifique su firma en cualquier documento. Por si aún dudan de la gravedad de compartir su firma, Ximena Cabezas de Security Data nos cuenta un caso en que el propietario entregó el Token a su hermano para realizar trámites legales y éste lo uso para narcotráfico. Cualquier cosa que se haga con ese
certificado es responsabilidad del dueño de la firma.

Una firma electrónica puede utilizarse para autorizar: correos electrónicos, contratos electrónicos, transacciones electrónicas o cualquier otro tipo de aplicaciones donde se pueda reemplazar la firma manuscrita.

Los usos en plataformas públicas y gubernamentales de la firma electrónica según el Banco Central del Ecuador son: sistema nacional de pagos, depósito centralizado de valores, cámara de compensación de cheques, facturación electrónica, gestión documental, compras públicas, registro de datos públicos DINARDAP, registro sanitario, prestadores de servicios médicos y trámites de la SENAE.

¿La firma es eterna? No, el certificado tiene validez de dos a cuatro años. La restricción de tiempo es, sobre todo, por la rotación de gerentes y personal en las empresas.
 

{slider EL USO DE LA FIRMA ELECTRÓNICA AÚN ES INCIPIENTE EN ECUADOR}

El ingeniero Marcelo Balarezo fue el encargado del desarrollo y la implementación de la firma electrónica en el Banco Central del Ecuador, la primera institución del país que
contó con este servicio.

Con 12 años de experiencia en el mundo de las TICs , el ahora gerente general de Inteme, una compañía que se dedica al desarrollo de software, comparte la historia de este primer paso en el Ecuador: sus intereses de aplicación y su tendencia actual.
Desde el 2002, el Banco Central del Ecuador contaba con un sistema de encriptación (protección de información) para el Sistema Nacional de Pagos, similar a lo que podría ser una firma electrónica. Aprovechando esta implementación, la entidad pública con el afán de innovar procesos de digitalización, emprendió la iniciativa de desarrollo.

Según Esteban Melo, subgerente de servicios de la entidad pública, en el 2008 el Gobierno vio la necesidad de crear un sistema de firmas electrónicas que sea compatible con la plataforma de gestión administrativa del Estado (Quipux) para dar validez legal a los documentos. Balarezo recuerda que el presidente Rafael Correa fue quien firmó el primer documento de forma electrónica el 22 de noviembre de 2008 durante un enlace ciudadano en Manta.

A partir de esta inauguración, las entidades públicas fueron insertando las firmas digitales de cada funcionario en el sistema Quipux, y a pesar de que ahora la plataforma es pionera en gestión de documentación estatal, la firma electrónica continua siendo “incipiente”. Así lo comenta Balarezo, ya que lamentablemente el uso se ha limitado a procesos públicos y a una herramienta obligatoria para la facturación electrónica.

El ingeniero cuenta que en otros países, esta plataforma no solo sirve para la validación de documentos digitales, sino agilitar procesos. Por ejemplo, el Registro Civil de Chile usa este medio para entregar partidas de nacimiento solicitadas por el ciudadano de manera online. En España también sirve para realizar trámites municipales, permiso y consultas varias. Las certificaciones son entregadas en línea de forma inmediata gracias a la adopción de la firma, que permite avalar toda la documentación sin la presencia física del ciudadano.

LOS SERVICIOS EN EL PAÍS

En Ecuador existen tres instituciones autorizadas para emitir certificados de firma electrónica:

• SECURITY DATA

Una empresa privada que pertenece al grupo Telconet ha emitido alrededor de 28 000 certificados de firma electrónica desde el 2011 cuando empezaron a proveer este servicio en Ecuador.

• BANCO CENTRAL DEL ECUADOR

Es el organismo que más firmas electrónicas ha emitido en Ecuador. Desde el 2008 hasta el momento entregó casi 50 mil certificados. Por la gran demanda, el BCE se ha aliado con terceros vinculados (instituciones que voluntariamente han decidido distribuir las firmas electrónicas del Banco). En este caso, estos organismos aliados son el Registro Civil de Quito, Guayaquil, Cuenca, Tulcán, Loja, Manta y Ambato, únicamente son puntos de comercialización y distribución de Tokens, no emiten los certificados.

• ASOCIACIÓN NACIONAL DE FABRICANTES (ANF)

Nació en España en 1981 y en el 2000 se convirtieron en la primera entidad en España en emitir certificados de Firma Electrónica. Actualmente ANF tiene la mayor plataforma de certificación no gubernamental de España: más de 300.000 certificados emitidos en ese país. Tras su éxito en España, en el 2006 se expandieron a otros países y llegaron a Ecuador. Este organismo tiene oficinas en China, Rumania, Ecuador, Panamá y EE.UU.

{slider LA SEGURIDAD}

5 HERRAMIENTAS CLAVES

Para que la Facturación Electrónica sea un proceso seguro, es necesario proteger las certificaciones de la firma digital. La seguridad de este documento electrónico está basada en sistemas criptográficos (códigos ocultos para proteger la información) y certificados digitales respaldados en infraestructuras robustas:

• 1. PÁGINA WEB DE CERTIFICACIÓN ELECTRÓNICA: A pesar de que el token es físico, existe un sitio web centralizado que compara la información personal del usuario almacenada en línea con el código del dispositivo que contiene la firma. Este proceso verifica que los datos sean compatibles entre ellos.

• 2. SERVICIOS DE VALIDACIÓN: Sistemas que te permiten conocer el estado (válido o revocado) de la firma. Este servicio debe ser abierto para el usuario y las organizaciones proveedoras del servicio.

• 3. PUBLIC KEY INFRASTRUCTURE (PKI): Se refiere códigos públicos y privados que validan la huella digital: mientras el público firma el documento, el privado válida.

• 4. AMBIENTES DE PRUEBAS Y CONTROL DE CALIDAD: Plataforma que permite probar la funcionalidad de la firma antes de que se entregue al cliente.

• 5. SISTEMAS DE MONITOREO Y DE CONTROL: Esta herramienta logra supervisar el funcionamiento del certificado.

{slider OBTENCIÓN DE FIRMA ELECTRÓNICA}

Es un proceso indispensable para proceder con la facturación Conozca cuáles son los requisitos y los procedimientos exactos para hacerlo. También entérese cómo las entidades públicas lo utilizan.

REQUISITOS PARA OBTENER LA FIRMA

• EN CASO DE PARTICULARES: Se requiere de cédula; planilla de agua, luz o teléfono para verificar dirección y RUC físico o digital.

• EN CASO DE EMPRESA: Se necesita Ruc físico o electrónico, constitución de la empresa de la Superintendencia de Compañías física o digital, nombramiento como representante de la empresa, cédula del solicitante, copia de cédula del representante de la empresa y autorización firmada del representante para solicitar la firma electrónica.

LA ENTREGA DEL CERTIFICADO PUEDE DEMORAR HASTA DOS DÍAS; EL INTERESADO DEBERÁ CUMPLIR CON DOCUMENTOS.

1. SOLICITUD

Acudir a una de las tres instituciones que proveen el token de la firma electrónica con el certificado y adquirirlo.

2. INSTALACIÓN

Una vez adquirido el token de cualquier tipo instalar el software para su uso en la computadora.

3. USO

Se procede a usar la firma siempre con el código y el token en cualquier documento.

4. PERSONALIZACIÓN

Personalizar la imagen de la firma. Aunque realmente esto es una serie de códigos visibles o invisibles que validan el documento, se los puede enlazar a una imagen. Puede ser el escaneado de la firma del sueño para mejorar la visualización.

Las versiones originales de Office y Adobe permiten firmar directamente desde el programa. De los contrario, se puede usar aplicativos gratuitos para firmar de forma digital.

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